La facturation électronique, définition, calendrier et objectifs de cette réglementation
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est une facture transmise ou reçue sous une forme dématérialisée et structurée avec des données obligatoires ; les formats papiers ou PDF ne répondent donc plus à cette définition. On parle de trois formats de fichiers EDI (Echange de Données Informatisé) : UBL, Facture X et CII (ou C2I).
Quand et pour qui ?
Depuis le 1er janvier 2021, les entreprises doivent obligatoirement transmettre leurs factures destinées au secteur public par voie électronique via le portail Chorus Pro.
Par ailleurs, l’ordonnance du 15 septembre 2021 fixe un calendrier de déploiement général de la facturation électronique comme suit :
A compter du 1er juillet 2024, en réception pour l’ensemble des assujettis*,
A compter du 1er juillet 2024, en transmission pour les grandes entreprises,
A compter du 1er janvier 2025, en transmission pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI),
A compter du 1er janvier 2026 pour toutes les autres entreprises.
Comment ?
Les factures électroniques transiteront via des plateformes que les émetteurs et les destinataires utiliseront. Une plateforme gratuite, le portail public de facturation (PPF) (Pour les petites structures à faible volume) ou des plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) accréditée par l’administration fiscale, payantes mais avec plus de services et pour des volumes plus importants. Ces plateformes seront les intermédiaires entre clients et fournisseurs ; elles informeront en temps réel l’administration fiscale. Ce sont elles qui pourront convertir les factures établies dans le format accepté par le client tout en garantissant leur authenticité et leur intégrité.
Pourquoi ?
Les objectifs de ce changement sont avant tout fiscaux mais pas que :
- Lutter contre la fraude à la TVA,
- Simplifier, à terme, les obligations déclaratives de TVA grâce au pré-remplissage,
- Améliorer la connaissance de l’activité des entreprises en temps réel,
- Mais aussi améliorer la compétitivité des entreprises en réduisant les coûts de traitement des factures mais aussi en diminuant les délais de paiement.
En quoi la facturation électronique va-t-elle permettre de fiabiliser les données des tiers ?
Afin d’être prêtes, les entreprises devront faire un état des lieux afin de modifier leur référentiel tiers, pour adapter leur processus de traitement des factures et pour faire le choix d’une plateforme de dématérialisation en fonction de leur besoin métier.
Les entreprises éligibles à la facture électronique doivent commencer maintenant à recenser les tiers actifs utilisés par les systèmes de facturation, nettoyer, dédoublonner et enrichir cette base.
Nettoyer pour ne pas enrichir inutilement les tiers inactifs, dédoublonner pour être plus qualitatif (et éviter de perdre du temps), et enfin enrichir et fiabiliser les données car de nouvelles mentions seront à ajouter sur la facture :
- Numéro SIREN, peut-être le numéro de TVA intracommunautaire,
- Adresse de livraison lorsqu’elle est différente de l’adresse du client,
- L’information selon laquelle les opérations sont constituées exclusivement de livraisons de biens, de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d’opérations,
- Le paiement de la TVA d’après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.
A travers cette nouvelle réglementation et que ce soit pour leur référentiel actuel ou pour toute nouvelle transaction, les entreprises devront systématiquement qualifier et fiabiliser leurs informations client et fournisseur pour satisfaire aux besoins de la facture électronique.
Des données fiables permettront de déposer les factures sur des plateformes dans les temps, de réduire les coûts et les délais de traitement ; n’oublions pas que le principal aspect de ce dispositif est avant tout fiscal. Des données fiables seront indispensables pour les obligations déclaratives de TVA, au future pré-remplissage et bien sûr la bonne collecte et déduction de la TVA.
Comment la facturation électronique va-t-elle intervenir dans l’amélioration des retards de paiement ?
La facturation électronique peut améliorer les temps de paiement en intégrant deux nouveautés : une meilleure qualification des tiers et une gestion des statuts des factures issues des plateformes de dématérialisation.
Une bonne qualification des tiers et une information enrichie enverront la facture au bon endroit, à la bonne personne et avec les bonnes informations en évitant de perdre un temps précieux pour déposer les factures.
Plus vite une facture est réceptionnée plus vite elle est payée.
Une bonne gestion des statuts des factures issues des plateformes devrait réduire les délais de paiement. Les artisans, les chefs d’entreprise, les comptables ou les credit managers pourrons remonter les informations liées au processus de facturation et interférer au plus tôt sur les statuts négatifs tels que les litiges ou rejets.
De plus, une facture avec un statut d’acceptation ou de validation permettra un paiement dans les délais avec un simple rappel pour s’assurer de la date de mise en paiement.
Plus vite une facture est traitée et acceptée, plus vite elle est payée.
