Quels étaient les enjeux, les problématiques concernant votre référentiel de données sur les tiers, notamment clients ?
Nous étions confrontés à une série de défis cruciaux concernant notre référentiel de données sur les tiers, en particulier nos clients. Avec une quinzaine de référentiels répartis sur divers logiciels de vente et comptables, chacun géré par des équipes présentant des niveaux de maturité différents dans la maîtrise des données essentielles d’une fiche client, la cohérence et la fiabilité des informations devenaient un enjeu majeur. De plus, il était observé que nos équipes avaient tendance à créer de nouvelles fiches quotidiennement, sans toutefois développer la pratique de clôturer les clients inactifs, que ce soit au sein de notre groupe ou au registre du commerce français. La mise en place de la réforme du E.invoicing Français nous contraignait également à fiabiliser les numéros SIREN/SIRET et de TVA intracommunautaire de l’ensemble de nos clients. Une erreur dans ces données risquait d’entraîner un rejet du fichier structuré par la DGFIP (et éventuellement par les PDP/annuaire du PPF), empêchant ainsi l’acheminement de la facture de vente jusqu’au client. Cela signifiait que tout refus de la facture se traduirait par l’absence de rentrée d’argent, tant que l’adressage ne serait pas corrigé. Face à ces enjeux critiques, il était impératif pour nous de mettre en place une solution d’enrichissement et de fiabilisation des données pour garantir la fluidité et l’exactitude de nos opérations relatives à nos clients.
Pourquoi avoir opté pour une prestation d’Ellisphere d’enrichissement et de fiabilisation de la data ?
Nous avons décidé d’opter pour les services d’enrichissement et de fiabilisation de données proposés par Ellisphere après une comparaison minutieuse entre trois prestataires français, dont Ellisphere, ainsi que deux prestataires déjà sous contrat avec notre groupe. Bien que le prix entre Ellisphere et son principal concurrent était presque équivalent, c’est la qualité de service offerte, la fiabilité du devis et la précision de la simulation du matching qui ont finalement penché la balance en faveur d’Ellisphere. Contrairement à son concurrent, qui insistait pour nous faire payer le devis de simulation avant de nous fournir le taux de matching automatique, cette attitude ne fut pas bien accueillie au sein de notre groupe. Cette transparence et cette démarche centrées sur le client ont renforcé notre confiance en Ellisphere et nous ont confortés dans notre choix.
Pouvez-vous donner des exemples concrets de données qui ont été enrichies ou fiabilisées grâce à cette prestation ?
Grâce à la prestation d’enrichissement et de fiabilisation de données d’Ellisphere, nous avons pu observer des améliorations tangibles dans notre référentiel clients. Sur les 145 000 clients de notre groupe, Ellisphere a identifié environ 25 000 fiches nécessitant une fermeture légale, fournissant la raison précise (cessation d’activité, dissolution, absorption, liquidation), ainsi que la date correspondante. De plus, environ 21 000 fiches ont été enrichies avec les numéros SIREN/SIRET/TVA manquants, renforçant ainsi la précision de nos données clients. Dans le même temps, environ 2 500 fiches partiellement complétées en termes de SIREN/SIRET/TVA ont été fiabilisées. Bien qu’il reste environ 10 % de nos clients à examiner en interne pour déterminer leur statut d’activité et résoudre les désaccords potentiels entre les codes fournis par Ellisphere et ceux de nos référentiels, cette démarche représente une avancée significative. De plus, Ellisphere a réussi à retrouver avec succès le nom et l’adresse exacts du client, bien que l’analyse des écarts dans cette partie ne soit pas actuellement notre priorité. Cela nécessitera un plan d’action conséquent et méticuleux à mettre en place.
Quels sont les atouts, quelle est la valeur ajoutée de la prestation d’Ellisphere en matière d’amélioration et d’optimisation de la data client dans votre référentiel ?
La prestation offerte par Ellisphere a apporté une valeur ajoutée significative à l’amélioration et à l’optimisation de notre référentiel client. Tout d’abord, cela nous a incités à mettre en place un atelier dédié à l’établissement d’une “convention de nommage des tiers” pour les futures créations et mises à jour de fiches clients, favorisant ainsi une standardisation des données. De plus, en cas de besoin d’analyses futures avec d’autres prestataires, nous bénéficions désormais d’un taux de matching automatique amélioré entre nos fiches clients et la base de données d’Ellisphere, offrant une précision accrue. En interne, cette prestation nous a épargné le temps et les ressources nécessaires à la comparaison de nos fichiers avec ceux du registre du commerce ou des bases de données européennes. Cela a également renforcé la sécurité de nos référentiels clients, notamment en matière d’assurance-crédit, en nous assurant que nous demandons des garanties aux assureurs pour les bons clients. Enfin, suite à la transition vers le E.invoicing, cette démarche a permis de minimiser considérablement le nombre de rejets potentiels dus à des problèmes d’adressage lors de l’envoi des factures aux clients.
